Oppilaitosviestinnän tavoitteet ja kehittämisen painopisteet

Oppilaitosten sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelun tulee olla osa toiminnan suunnittelua ja se voi kytkeytyä osaksi koulutuksen järjestäjän viestintäsuunnitelmaa. Suunnittelun taustalla tulisi olla kartoitus käytössä olevista sähköisistä viestintäkanavista ja niiden käyttötavoista. Viestinnän suunnittelussa otetaan kantaa siihen, minkälaiseen toimintatapaan pyritään ja miten sen toteutumista tuetaan. Jotta sähköisen viestinnän eri tavat voidaan suunnitella toimivaksi kokonaisuudeksi, tarvitaan ymmärtämystä sähköisen viestinnän sisällöllisestä funktiosta eri kanavien osalta. Suunnittelussa otetaan kantaa siihen, miten aktiivisesti oppilaitos viestii ulkopuolelle ja linjataan myös se, millaisia sähköisiä palveluja opiskelijoille tarjotaan (esim. opiskelijoiden sähköpostipalvelut ja mitä viestintäkanavia opiskeluun liittyvässä viestinnässä käytetään).

Toisen asteen koulutuksessa oppilaitosten tärkeimpiä yhteistyökumppaneita ovat opiskelijoiden huoltajat ja ammatillisessa koulutuksessa myös työelämän yhteistyötahot. Huoltajien kanssa tapahtuvassa viestinnässä tvt:aa hyödynnetään käyttämällä viestintään erityisesti oppilashallintojärjestelmää ja tarvittaessa sähköpostia. Ammatillisessa koulutuksessa työelämäyhteistyötahoille tapahtuvassa viestinnässä tärkeässä asemassa ovat yleensä oppilaitoksen kotisivut ja muu ulkoinen viestintä (esim. sosiaalisessa mediassa) sekä sähköpostiviestintä. Sisäisessä viestinnässä hyödynnetään esimerkiksi intranettiä ja opiskelijahallintojärjestelmiä sekä sähköpostia.

Toimenpide-ehdotukset:

  • Tehdään yhteistyötä tietohallinnon kanssa tietojärjestelmä- ja ohjelmistohankinnoissa ja niiden suunnittelussa. Erityisen tärkeää yhteistyö tietohallinnon kanssa on, jos oppilaitoksessa toivotaan mahdollisuutta keskitettyyn kirjautumiseen/pääsynhallintaan (esim. Active Directory), jossa opettajat ja opiskelijat pääsevät samoilla käyttäjätunnuksilla käsiksi kaikkiin opetuksessa käytettäviin verkkoresursseihin ja -palveluihin, sillä tähän liittyy runsaasti tietoturvallisuuskysymyksiä. Myös esimerkiksi erilaisten sähköisten kyselyjen, ilmoittautumisten ja arviointien tekemiseen soveltuvien sähköisten työkalujen käyttöönotto kannattaa suunnitella yhdessä tietohallinnon kanssa, jolloin vältytään useiden päällekkäisten järjestelmien ylläpidolta.
  • Sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelussa määritellään eri viestintäkanavien roolit, eri kanavista vastaavat (esim. kotisivut, opiskelijahallintojärjestelmä, blogit jne.) ja niiden käytön periaatteet. Eri kanavia käytettäessä huolehditaan siitä, että niitä päivitetään säännöllisesti, sillä käyttämätön tai päivittämätön viestintäkanava antaa niiden käyttäjälle negatiivisen viestin.
  • Tuetaan sähköisen toimintakulttuurin vahvistumista käyttämällä tvt:aa aktiivisesti niin sisäisessä kuin ulkoisessakin viestinnässä. Sähköpostiliikenteen määrää vähennetään esimerkiksi hyödyntämällä oppilaitoksen kotisivuja, sosiaalista mediaa, intranettiä, sähköisiä ilmoitustauluja, opiskelijahallintojärjestelmiä jne.
  • Sähköisen viestinnän suunnittelussa viestintää suunnitellaan myös markkinoinnin näkökulmasta. Markkinoinnin näkökulmasta oppilaitoksen kotisivut ovat yleensä riittämätön sähköisen viestinnän kanava. Oppilaitoksissa kannattaa pohtia myös sosiaalisen median (esim. Facebook, Twitter, Youtube) käyttömahdollisuuksia oppilaitoksen markkinoinnissa.